Jak zorganizować dokumenty w domu lub biurze, aby utrzymać porządek?

Praca biurowa (nawet ta wykonywana w domu) zazwyczaj wiąże się z przepływem dokumentów – tradycyjnych i cyfrowych, ale też innych informacji pisanych (np. notatek, wiadomości czy maili). Ich dobra organizacja to porządek na co dzień, ale też oszczędność czasu i bezpieczeństwo danych. Jak segregować dokumenty i jakie zasady warto wdrożyć, aby proces ten nie wymagał wysiłku?

Spis tresci

Jak segregować dokumenty? Najważniejsze zasady

Jeśli w Twoich dokumentach panuje chaos, pierwszym krokiem będzie ich dokładne przejrzenie, posegregowanie i decyzja, co następnie z nimi zrobić. Najlepiej każdemu dokumentowi nadać konkretną kategorię. To, ile ich będzie, zależy od Twoich potrzeb i specyfiki zadań, które wykonujesz. Warto rozważyć zastosowanie przynajmniej trzech głównych grup:

dokumenty, które trzeba zachować,
dokumenty, które należy przekazać,
dokumenty, które można wyrzucić (najczęściej trzeba je jednak wcześniej zniszczyć – ze względu na ochronę danych).

Jak jeszcze segregować dokumenty? Niezależnie od powyższego podziału, dobrą praktyką jest ich podział ze względu na dziedziny pracy czy życia prywatnego, których dotyczą. Mogą być to na przykład:

dokumentacja związana z podatkami i ubezpieczeniami (np. deklaracje podatkowe),
dokumentacja związana ze zdrowiem (wyniki badań, karty wizyt u specjalistów, skierowania),
dokumenty związane z edukacją (dyplomy, certyfikaty, dowody wpłat),
dokumenty związane z pracą (np. umowy, aneksy, świadectwa pracy),
dokumenty związane z prowadzeniem domu (rachunki, gwarancje).

Jak przechowywać dokumenty po ich posegregowaniu?

Pliki papierowe z każdej kategorii najlepiej umieścić w osobnych teczkach, segregatorach lub pudełkach i oznaczyć w czytelny sposób (np. etykietami, naklejkami lub po prostu je opisać). Jeśli archiwizujesz dużo papierowych elementów, może przydać Ci się dodatkowe oznaczenie wizualne – możesz na przykład każdą kategorię oznaczyć innym kolorem. Taki system możesz rozwijać dalej: przykładowo, jeśli kategoria “finanse osobiste” ma kolor niebieski, kredyt hipoteczny możesz oznaczyć jasnym odcieniem, bieżące rachunki ciemniejszym, a kredyty konsumenckie jeszcze innym wariantem.

Jeśli chcesz utrzymać porządek na dłużej, konieczne będzie ustalenie harmonogramu przeglądów – np. kwartalnych lub rocznych – co pozwoli uniknąć gromadzenia nieaktualnych już papierów.

Pamiętaj też, że miejsce przechowywania powinno być zabezpieczone przed wilgocią, kurzem i – jeśli w plikach są informacje wrażliwe – dostępem osób niepowołanych. Upewnij się, że warunki są odpowiednie (w wilgotnych piwnicach dokumenty mogą stać się bezużyteczne już po kilkunastu miesiącach).

Ile przechowywać dokumenty?

Niektóre rodzaje pism należy przechowywać przez określony czas. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów podatkowych, które trzeba archiwizować przez minimum 5 lat. Niektóre z nich (np. umowa kupna samochodu czy nieruchomości) warto przechowywać bezterminowo dla własnego bezpieczeństwa prawnego.

W przypadku pozostałych dokumentów najlepiej kierować się:

aktualnością (czy są przydatne teraz lub mogą być przydatne w przyszłości?),
wartością informacyjną (teraz i w przyszłości),
ewentualną przydatnością dla innych osób lub podmiotów (to np. umowy, które wymagają podpisu czy faktury dla księgowości).

Z kolei umowy kredytowe i inne związane z tym potwierdzenia/ustalenia pisemne najlepiej przechowywać do czasu całkowitej spłaty (później można zachować jedynie dowód, że zobowiązanie zostały uregulowane). Podobne zasady dotyczą kart gwarancyjnych czy pism związanych z usługami abonamentowymi (np. pakietem telefonicznym czy internetowym).

Organizacja cyfrowych dokumentów biurowych – dobre praktyki

Współcześnie ogromna liczba codziennych dokumentów ma formę elektroniczną. Takie pliki łatwo przeoczyć lub po prostu o nich zapomnieć. Jeśli przechowujesz je bezpośrednio na komputerze, możesz zacząć od stworzenia czytelnej struktury folderów, np. według lat, klientów lub rodzaju dokumentu. Z kolei jeśli będziesz potrzebować ich w określonym czasie – skorzystaj z przypomnień w kalendarzu lub innej aplikacji.

Aby uniknąć chaosu, warto zadbać o właściwe nazewnictwo plików. Powtarzalny, dobrze przemyślany schemat może pomóc Ci je łatwo odnaleźć w razie potrzeby. W nazwie pliku możesz zawrzeć na przykład jego przybliżoną datę (miesiąc i rok), nazwę klienta lub inne hasłowe określenie.

W kontekście ochrony danych pamiętaj o właściwym zabezpieczeniu plików – silnych hasłach do konta, zabezpieczaniu ważnych plików dodatkowym hasłem przy jego otwieraniu czy dwuskładnikowym uwierzytelnieniu podczas logowania. Rozważ też tworzenie regularnych kopii zapasowych. Dobrym rozwiązaniem będzie też przechowywanie dokumentów w chmurze, co zagwarantuje dostęp do nich w przypadku zagubienia lub zniszczenia urządzenia (komputera czy smartfonu).

Segregacja dokumentów – sposób na porządek na biurku

Aby łatwo segregować dokumenty, które potrzebujesz mieć ciągle pod ręką, skorzystaj z akcesoriów do przechowywania i porządkowania. Pomocne mogą okazać się:

segregatory i kolorowe przekładki pozwalające na łatwe rozdzielanie plików na grupy,
teczki papierowe, koszulki, pudełka z przegródkami, zakładki, naklejki i inne drobne elementy,
pudełka do przechowywania dokumentów na biurku lub w szufladach (często to bardzo estetyczne produkty, które możesz dopasować do wystroju pomieszczenia, np. loftowego).

Aby nie kumulować niepotrzebnych papierów, warto zaopatrzyć się w niewielką niszczarkę i przechowywać ją pod biurkiem lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie.

Przeczytaj także:

Jak utrzymać porządek w dokumentach na długo?

Dobre nawyki i sprawdzone sposoby
Jednym z najprostszych, jednocześnie najskuteczniejszych nawyków jest natychmiastowe odkładanie dokumentów na miejsce. Warto opanować pierwszy odruch położenie kartki „gdziekolwiek” i od razu umieścić ją we właściwej grupie dokumentów (lub też zniszczyć ją, wyrzucić lub przekazać). Ponieważ już po kilku miesiącach kupka nieprzejrzanych dokumentów może zrobić się spora, ich uporządkowanie będzie męczącym przedsięwzięciem.

Przetestuj też tzw. zasadę jednej minuty – jeśli coś da się uporządkować w mniej niż 60 sekund – zrób to od razu. Dobrym pomysłem jest też wyznaczenie konkretnego dnia tygodnia (np. piątku), w którym zaplanujesz czas na przegląd dokumentów, które zebrałeś lub zebrałaś w ostatnich dniach.

Akcesoria, które możesz wykorzystać do lepszej organizacji dokumentów

W utrzymaniu porządku w dokumentach pomogą Ci również akcesoria meblowe, takie jak kontenerki na dokumenty (niewielkie szafki na kółkach, które możesz umieścić pod biurkiem lub w jego pobliżu). Dobrym wyborem może być też podstawka pod monitor, która pozwala uzyskać dodatkową przestrzeń do przechowywania – na przykład bieżących dokumentów przed ich segregacją. Dużą popularnością cieszą się obecnie modułowe podstawki pod monitor, które możesz wyposażyć w dodatkowe elementy dla jeszcze lepszego utrzymania porządku. Moduły, w które można wyposażyć taką podstawkę to na przykład uchwyt na laptopa, telefon czy dodatkowa półka podblatowa (która będzie pomocna w natychmiastowej segregacji dokumentów).